Organisation du travail en vacances - révisions

 Bonjour, 

Pour compléter l'article d'hier sur les révisions, je vous propose de vous décrire l'outil avec lequel j'ai travaillé ce matin avec un étudiant que j'accompagne. 

État d'esprit

Pour mieux organiser le travail pendant une période de vacances, il faut commencer par comprendre que vous n'avez pas autant de temps que vous pensez. 

En effet, après les périodes de cours surchargées, nous nous sommes tous dit un jour en démarrant les vacances : 

"j'ai le temps"

Pire : ça peut faire plusieurs semaines que nous nous disons : 

"je reverrai ça aux prochaines vacances". 

En fait, les vacances passent très vite. Si nous prenons le rythme en nous disant "j'ai le temps", nous pouvons croire que nous allons "tout faire" et commencer par reprendre tranquillement un chapitre de maths pour le faire "à fond". 

Quand nous nous retrouvons trois jours plus tard à avoir fait la moitié d'un chapitre, le découragement guette, le programme de travail s'auto-détruit. 

Aller à l'essentiel

Notre temps est précieux. Les vacances vont passer vite. Il y a des travaux à rendre à la rentrée. Il y a des DS à préparer pour la rentrée...

L'outil proposé consiste en six étapes :

1. Faire la liste de ce qu'il y a à faire
2. Imaginer le temps que ça peut prendre
3. Établir les priorités
4. Définir les journées qui seront travaillées
5. Définir les plages de travail dans la journée
6. Répartir les tâches impératives sur les journées de travail disponibles

 

1. Faire la liste de ce qu'il y a à faire

Si c'est vraiment indispensable, faites d'abord la liste de tout ce que vous aimeriez avoir fait pour la rentrée. 

Si vous n'avez déjà plus l'illusion de pouvoir tout faire, concentrez-vous sur ce qu'il est indispensable de rendre à la rentrée et ce qui vous semble le plus important.

La liste des tâches

2. Imaginer le temps que chaque tâche peut prendre

Pour être dans le concret, vous pouvez allouer à chaque tâche un temps donné. 

Le temps que vous imaginez que ça peut prendre me convient bien. 

Pour l'apprentissage un cours ou la recherche d'un DM, ça peut également être le temps que l'on ne veut pas dépasser pour accorder aussi du temps à autre chose. Ci-dessous, je vous invite aussi à découper le travail en tranches horaires et y accorder des priorités différentes.

3. Établir les priorités

Ce qui doit être rendu à la rentrée est souvent ***. La préparation des DS prévus à la rentrée aussi. 

Enfin, il peut y avoir des chapitres dans certaines matières qu'il faut absolument avoir revu.

Dans les filières littéraires, vous pouvez vouloir avoir au moins lu les 50 premières pages d'un ouvrage au programme pendant les vacances. Elles seront ***, le 50 suivantes **. Avoir terminé le livre sera optionnel. 

Vous pouvez aussi couper la préparation d'un DM en tranches. Avoir cherché et rédigé les premières questions pendant une durée de 4h est ***, y passer encore 4 heures de plus... est moins indispensable.

Les priorités ***, **, *

Ce sera aussi l'occasion d'ajouter les tâches auxquelles vous n'aviez pas pensées mais qui vous semblent importantes.

4. Définir les journées qui seront travaillées

Vous êtes en vacances. Vous avez "15 jours" pour travailler. L'infini ! 

Les jours disponibles

Ah, non, en fait, parce que nous sommes déjà mardi donc il en reste 12. Il y a aussi un repas de famille samedi, un déplacement dimanche. Le dimanche suivant, ce sera le retour à l'internat ou dans votre chambre à côté du lycée...

Peut-être que vous voudrez prévoir que le dernier week-end est "off". Repos avant d'attaquer la rentrée. 

Pour les vacances, vous allez peut-être passer quelques jours au ski ou à la mer, chez des amis ou dans votre famille. 

Vous établissez le tableau des jours travaillés.

Les jours travaillés

Dans tous les cas, après avoir banalisés ceux qui ne seront de toutes façons pas travaillés, je vous invite à laisser blanc le dernier ou les deux derniers : ce seront vos bonus pour terminer ce qu'il y a à faire ou pour faire ce qui vous fait le plus plaisir si tout le reste est fait avant. 

5. Définir les plages de travail dans la journée

Chacun de vous a ses préférences pour travailler. Pour certains, ce sera mettre un réveil, démarrer tôt, se sentir mieux une fois la tâche accomplie.

Pour d'autres, c'est le soir qu'ils sont le plus efficace. Pour eux, nous avions trouvé une astuce avec une étudiante il y a quelques années : l'objectif de la journée du mardi était réalisé dans la soirée du lundi. Ainsi, au lieu d'avoir toute la journée l'inquiétude de ne pas faire le soir ce qui est prévu, elle avait la satisfaction d'être "en avance" sur le planning.

Pour l'étudiant de ce matin, nous avons convenu d'une plage de travail le matin de 2 à 3h, puis une deuxième le soir de 20h à 22h. Ainsi, ses après-midi sont libérées pour d'autres activités.

2 plages de travail matin et soir

3 plages de travail en début de journée

 

6. Répartir les tâches indispensables ou impératives dans les journées disponibles

Le principe de l'outil, proposé par Dan Low dans ses formations de gestion des priorités pour les salariés et les managers, consiste à allouer 1/3 du temps disponible dans la journée de travail aux tâches impératives. Ainsi, on sait à tout moment qu'on aura le temps de les réaliser, que l'on soit coincé dans une réunion ou interrompu par un collègue pour un moment.

Dans les choix que nous avons faits ce matin avec l'étudiant que j'accompagnais, nous avons porté notre attention sur l'essentiel avec deux séquences de travail par jour et une coupure de 4 jours. Il m'a donc semblé que nous étions déjà sur cette répartition d'1/3 du temps pour faire l'essentiel pour ses travaux de prépa. 

Prévision des tâches dans les plages de travail disponibles

C'est dans le cas où vous vous dites que vous allez travailler 8 heures par jour que je vous invite à ne prévoir de travaux indispensables ou impératifs pour ce jour-là qu'à hauteur de 3 heures. 

Plusieurs raisons à cela : 

• Si vous avez prévu qu'une tâche va vous prendre 2h alors qu'elle nécessite 4h, si votre planning est rempli de tâches heure après heure pendant 12 jours, vous n'avez plus cette flexibilité. 
• Si vous imaginez pouvoir travailler efficacement 8h par jour vous allez planifier beaucoup trop de choses, peut-être secondaires, alors que vous n'aurez peut-être pas le temps de faire ce qui est réellement important parce que c'est à rendre à la rentrée.
• Si vous vous découragez en chemin ce que vous pensiez être 96 heures disponibles peut se réduire dramatiquement. 
• Si vous avez effectivement 3h de travail indispensable par jour, vous n'avez plus de raison de vous décourager
• Si vous ne faites que ces 3h de tâches prioritaires, vous aurez la satisfaction d'avoir fait l'essentiel pour la rentrée
• C'est par cette sérénité et cette satisfaction que vous allez faire beaucoup plus, en ajoutant toutes les tâches secondaires que vous avez envie de traiter à ce moment-là dans une énergie positive. 

J'espère que cet outil pourra vous aider à planifier votre travail le mieux possible pour atteindre vos objectifs de révision pour la rentrée. 

Si vous êtes bloqué·e, démotivé·e ou que vous ne vous sentez pas efficace, plutôt que de perdre ces 12 jours que vous pouvez utiliser à votre profit, je vous propose une séance de coaching. 

En une heure environ, je vous donne toutes les clés pour vous remettre au travail. 

Vous pouvez me joindre directement au 06 33 85 53 27. 

Gabriel Brabant